ディレクター必見！複数案件がごちゃまぜになる悩みを「NotebookLM」で解決した話

こんにちは、Nishiyamaです。
近年、本当にいろいろなAIツールが登場しましたよね。私も日々の業務で複数使い分けていますが、こと「議事録作成」において、最近最も頼りにしているのが「NotebookLM」です。

今回は、複数案件を抱えるディレクターの私が、どのようにNotebookLMを活用して頭の中を整理しているのかをご紹介します！

打ち合わせ内容、頭の中でごちゃごちゃになりませんか？

最近、私は社内の打ち合わせをほとんど録音するようにしています。
というのも、ディレクターという職種柄、1回の打ち合わせの中で「A案件の進捗」「B案件の進捗」「C案件の新規企画」…と、複数の話題が飛び交うことが日常茶飯事だからです。 人間の記憶力には限界があり、後から振り返ると「あれ？あの話ってA案件だっけ？B案件だっけ？」とごっちゃになってしまうことがよくありました。（たまに自分の記憶力のなさに嫌になることもあるくらいです…笑）
そこで最近は「NotebookLM」を多用しています。

NotebookLMとは？（なぜ議事録に向いているのか）

NotebookLMについて簡単におさらいすると、「自分がアップロードした資料だけを学習して、質問に答えたり要約したりしてくれるAI」です。
ChatGPTなどの一般的なAIは世の中の幅広い知識から答えますが、NotebookLMは「自分が与えた資料（情報）」の中だけで、回答を出してくれます。

単に要約してくれるAIなら他にもありますが、私がNotebookLMを愛用している理由は、AIに議事録を作らせた時、「え、本当にこんなこと言ってたっけ？」「誰の発言をまとめたの？」と不安になること、ありませんか？ NotebookLMの素晴らしいところは、出力した文章に「ソースガイド」と呼ばれる引用元の番号がつくことです。

その番号をクリックすると、アップロードした音声データの「文字起こし」の該当箇所をパッと表示してくれます。つまり、AIのまとめが、実際の会話のどの部分に基づいているのかを一瞬で裏付け確認できるんです。

「言った・言わない」の確認や、細かいニュアンスを振り返りたい時に、録音を最初から聞き直す必要がなくなるので、本当に助かっています。

私のNotebookLM活用術

使い方はとってもシンプルです。

1. 社内会議はとにかく録音する
   まずは打ち合わせの音声を録音します。
2. 音声ファイルと関連URLを投げる
   録音した音声ファイルと、その打ち合わせで使ったサイトのURLや資料などを、まとめてNotebookLMにアップロードします。
3. 案件ごとに議事録を出力してもらう
   あとはNotebookLMに「A案件についての議事録を作って」「B案件の決定事項をまとめて」と指示するだけ。

これだけで、どんなに話題があちこちに飛んだ会議でも、AIが綺麗に案件ごとに情報を仕分けして、精度の高い議事録を作成してくれます。

過去の経緯も一瞬で遡れる！最大のメリット

さらに個人的に使い勝手がいいのが「長期的なプロジェクトの経緯がすぐに追える」という点です。

1つの案件で複数回打ち合わせを重ねた場合、新しい音声データを同じノートブックに追加していけば、これまでの打ち合わせ内容がすべて1箇所に蓄積されていきます。

「先月の打ち合わせで、この仕様になった経緯って何だっけ？」と思った時も、NotebookLMに質問すれば、過去の録音データを遡ってすぐに答えを出してくれます。これ、本当に便利です！

まとめ

もちろん議事録以外にも便利な使い方があるのですが、その話はまた次回に…

「自分の記憶力に頼らない仕組み」を作ることは、仕事の質を上げる上でとても重要だと実感しています。
会議のメモ取りに必死にならず、目の前の議論に集中できるようになったのも大きな収穫です。

「複数の案件を抱えていて頭がパンクしそう…」「議事録作成に時間を取られている」という方は、ぜひ一度試してみてくださいね！