伝わらない？ 効果的に伝えるためのコミュニケーションスキル

「ごめん、もう一回言ってくれる？」「結局、何をすればいいの？」

このようなことを言われた経験はありませんでしょうか。
一生懸命、相手に伝わるように話をしたつもりでも、実際にはちゃんと伝わらなかったり、話の内容を理解してもらえなかったり、何度も説明を求められたり。一度や二度は経験があるかと思います。

自分では伝わっていると思っているけど、実際には伝わっていない。ビジネスの現場だけでなく日常的にもよくある話です。
ディレクターとしてプロジェクトを進行する私も、クライアントに伝えたいことを伝えられていない場合があります。
でも、なぜこのようなことが起きてしまうのでしょうか？相手にわかるように話をしているはずなのに。
今回は、伝わっているようで伝わっていない、「伝わる」について考えたいと思います。

伝えたいことをまとめる

伝わらない問題の一因として、話し手の頭の中で情報が整理されておらず、伝えたいことがまとまっていないことが考えられます。
たとえば、その話をして相手に何をしてほしいのかが曖昧な場合。
確認だけしてほしいのか、検討してほしいのか、意見がほしいのか、決定してほしいのか、相手に、とってもらいたい行動は何なのかが曖昧な場合は、話が伝わりにくくなります。

相手からすると自分は何をすればいいのかがわからず、冒頭で挙げたようなことを言われてしまいます。
まずは相手に何をしてほしいのか、目的を明確にすることです。そうすることで、自分の頭の中で情報が整理され、こういう目的のためにこのように話をしよう、と伝えたいことがまとまるようになります。頭の中で整理するのが難しい人は、紙に書き出すことが有効です。文字にすることで自分の考えや伝えたいことが可視化されるからです。

思考の可視化は著名な本などでも紹介されていて、話の順番や要点などが整理できるようになるため、文字にするのはおすすめです。
ウェブ制作においても、クライアントに対してプロジェクトの要点や目的を明確にすることは大事であり、話を理解できるように情報の整理を行うことが必要です。何をしてほしいのかを明確にすれば、認識違いなどによるトラブルも回避できるようになるかと思います。

相手の目線で話をする

そして、もう一つの原因は相手目線で話をしていないことが考えられます。
たとえば、伝えようとしていることに関して、専門用語の多用や相手の理解度を考慮せずに話をしてしまうケースです。
これは本当によくあることで、ときに人は自分が知っていることは相手も知っているという前提で話をしてしまうことがあります。前提を揃えることが面倒だとかこれぐらいのことは知っているだろうとか、本来は説明しておくべきことをショートカットしてしまうのです。

で、結局は何度も説明を求められるといったことが起こります。ある種、これは話し手の傲慢とも言えます。
相手はこちらの話を聞くために時間を使っているのだから、相手の時間を尊重し、リテラシーや理解度に合わせて話をすることは、コミュニケーションの基本であり、相互理解を深めるために不可欠です。相手に話を聞いてもらうために、話を聞いてもらえる環境を整えることは話し手の役目かなと。
相手の理解度や背景を考慮し、理解しやすい言葉を選ぶことが大切です。

おわり

いつでもどこでも起きている、話が伝わらない問題。
話をする側はついつい相手の理解力や知識のせいにしてしまう傾向がありますが、実際には話し手に原因があったりするものです。なんで自分の話は伝わらないんだろうと悩んでいる方は、「情報を整理して伝えたいことをまとめて、相手目線で話をする」ように意識してみてください。これまで以上に話を聞いてもらえたり、理解してもらえるようになるはずです。たぶん。
私もチームやクライアントとのコミュニケーションに気を配り、プロジェクトをスムーズに進行できるように努めていきたいと思います。